Rechtliches

Datenschutz­information.

Die ARTESTATE Immobilientreuhand GmbH (nachfolgend „ARTESTATE") nimmt den Schutz personenbezogener Daten ernst. In dieser Datenschutzinformation erläutern wir gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Datenschutzgesetz (DSG), welche personenbezogenen Daten wir zu welchem Zweck verarbeiten und welche Rechte Ihnen als betroffene Person zustehen.

i. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

ARTESTATE Immobilientreuhand GmbH
Hahngasse 21/7, 1090 Wien, Österreich
Telefon: +43 1 292 10 00
E-Mail: office@artestate.at
Firmenbuchnummer: FN 482414 h (Handelsgericht Wien)

Für datenschutzrechtliche Anfragen können Sie uns jederzeit unter office@artestate.at erreichen.

ii. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf einer oder mehreren der folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung (z.B. Newsletter-Anmeldung, optionale Cookies)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (z.B. Vermittlungs-, Verwaltungs- und Beratungsverträge)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Rechtliche Verpflichtung (z.B. FM-GwG, WiEReG, steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse (z.B. Betrieb der Website, IT-Sicherheit)

iii. Datenverarbeitung — Überblick

Je nachdem, in welchem Kontext Sie mit uns in Verbindung treten, verarbeiten wir unterschiedliche Kategorien personenbezogener Daten:

  • Stammdaten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten
  • Kommunikationsdaten: E-Mails, Anfragen über das Kontaktformular, telefonische Notizen
  • Vertrags- und Objektdaten: Immobilienbezogene Angaben, Grundbuchdaten, Mietverträge, Zahlungsdaten
  • Bonitäts- und Identifikationsdaten: Ausweiskopien, Einkommensnachweise, Selbstauskünfte (wo gesetzlich verlangt)
  • Nutzungsdaten: Zugriffe auf unsere Website, IP-Adresse, Browserdaten

iv. Kontaktformular & E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular auf artestate.at oder per E-Mail eine Nachricht senden, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Nachrichtentext) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Anfragebeantwortung).

Speicherdauer: Anfragen werden bis zur abschließenden Bearbeitung und danach im Rahmen unternehmensinterner Aufbewahrungspflichten gespeichert. Bei Zustandekommen eines Vertragsverhältnisses gelten die längeren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 7 Jahre nach UGB/BAO).

v. Immobilienvermittlung

Im Rahmen unserer Vermittlungstätigkeit verarbeiten wir personenbezogene Daten unterschiedlich, je nachdem in welcher Rolle Sie mit uns in Kontakt stehen:

Verkäufer & Vermieter

Wir verarbeiten Ihre Kontakt- und Objektdaten, Grundbuchdaten, Zahlungsinformationen und relevante Vertragsunterlagen zur Vermittlungserfüllung. Zur Erfüllung unserer Pflichten nach dem FM-GwG (Finanzmarkt-Geldwäschegesetz) und dem WiEReG (Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz) sind wir bei bestimmten Transaktionen verpflichtet, Ihre Identität und die wirtschaftlichen Eigentümer festzustellen (Ausweiskopie, Selbstauskunft, ggf. Auszug aus dem Wirtschaftlichen Eigentümer-Register).

Käufer & Mieter

Wir verarbeiten Ihre Kontaktdaten, Angaben zu Ihren Suchkriterien sowie zur Vertragserfüllung Ihre Bonitäts- und Identifikationsdaten. Bei Mietinteressenten kann eine Bonitätsauskunft (z.B. KSV, CRIF, Deltavista) auf Grundlage Ihrer Zustimmung oder unseres berechtigten Interesses zur Kaufkraftprüfung eingeholt werden. Bei Kaufinteressenten und größeren Transaktionen erfolgt zusätzlich die Identifikation nach FM-GwG und WiEReG.

Interessenten (unverbindliche Anfrage)

Wir verarbeiten die von Ihnen mitgeteilten Kontaktdaten und Ihre Angaben zum gesuchten Objekt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für weitere passende Objektvorschläge. Eine über die Anfragebeantwortung hinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen aus FM-GwG, WiEReG) und lit. f DSGVO (berechtigte Interessen bei Bonitätsprüfung).

vi. Immobilienverwaltung

Im Rahmen der Immobilienverwaltung für Eigentümer und Wohnungseigentumsgemeinschaften verarbeiten wir personenbezogene Daten der Eigentümer, Mieter und beauftragter Dienstleister (Handwerker, Versicherungen, Behörden).

Verarbeitete Datenkategorien: Kontaktdaten, Bankverbindungen, Vertragsdaten, Mietverhältnisdaten, objektbezogene Rechnungen und Zahlungshistorien, Betriebskostenabrechnungen sowie Korrespondenz mit Behörden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung des Verwaltungsvertrags) und lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Abrechnungspflichten nach MRG, WEG, UGB, BAO).

Zugriff auf Ihre Verwaltungsdaten erhalten Sie als Kunde auch über unsere digitale Verwaltungsplattform Nuimo (siehe Abschnitt viii.).

vii. Newsletter

Sofern Sie sich zu unserem Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und optional Ihren Namen. Die Anmeldung erfolgt über das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Registrierung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail, in der Sie den Empfang aktiv bestätigen müssen.

Sie können sich jederzeit über den Abmelde-Link in jedem Newsletter oder per Nachricht an office@artestate.at vom Newsletter abmelden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

viii. Externe Dienste & Auftragsverarbeiter

Zur Erfüllung unserer Leistungen und zum Betrieb der Website nutzen wir folgende externe Dienstleister. Mit allen Auftragsverarbeitern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

  • Justimmo (B&G Consulting & Commerce GmbH, Wien) — Immobiliensoftware, Website-Hosting, Objektsuche · Kontaktdaten, Objektpräferenzen, Nutzungsdaten · Österreich/EU
  • Nuimo (PropTech-Plattform für Immobilienverwaltung) — digitale Verwaltungsplattform für Eigentümer & Mieter · Vertragsdaten, Objektdaten, Zahlungsdaten · EU
  • Hetzner (Hetzner Online GmbH, Deutschland) — Betrieb der E-Mail-Infrastruktur · E-Mail-Inhalte und -Metadaten · Deutschland (EU)
  • Google Analytics (Google Ireland Ltd.) — Webseitenanalyse · IP-Adresse (gekürzt), Nutzungsdaten, Gerätedaten · EU, ggf. USA (Standardvertragsklauseln) · Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
  • Google Maps (Google Ireland Ltd.) — Kartenausschnitte & Routenplanung · IP-Adresse, Standortdaten · EU, ggf. USA · Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
  • Google Fonts (Google Ireland Ltd.) — Einbindung von Schriftarten · IP-Adresse, Referrer · EU, ggf. USA · Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
  • Cloudinary (Cloudinary Ltd.) — Bilder- & Media-Hosting · IP-Adresse, Nutzungsdaten · EU/USA (Standardvertragsklauseln) · Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

ix. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die von Ihrem Browser gespeichert werden und Informationen enthalten, die beim erneuten Besuch der Website ausgelesen werden.

Wir unterscheiden zwischen:

  • Technisch notwendigen Cookies: erforderlich für den Betrieb der Website (z.B. Session-Cookies)
  • Statistik- und Analyse-Cookies: nur mit Ihrer Einwilligung (z.B. Google Analytics)

Details zu den eingesetzten Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

x. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder Aufbewahrungspflichten es verlangen:

  • Anfragen ohne Vertragsschluss: bis zu 12 Monate nach dem letzten Kontakt
  • Vertragsdaten & Buchhaltung: 7 Jahre nach UGB/BAO
  • Immobilienvermittlungs-Dokumentation: mind. 5 Jahre nach FM-GwG
  • Newsletter-Anmeldedaten: bis zur Abmeldung
  • Bewerbungsunterlagen: 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses

Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden Ihre Daten gelöscht oder anonymisiert.

xi. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte nach der DSGVO:

  • Auskunft (Art. 15): Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten.
  • Berichtigung (Art. 16): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
  • Löschung (Art. 17): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  • Einschränkung (Art. 18): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20): Sie können die Herausgabe Ihrer Daten in einem strukturierten Format verlangen.
  • Widerspruch (Art. 21): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus berechtigten Interessen widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an office@artestate.at.

Beschwerderecht: Sie haben zudem das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen. In Österreich ist dies die Österreichische Datenschutzbehörde (Barichgasse 40-42, 1030 Wien).

xii. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.

Unsere Website nutzt eine SSL-Verschlüsselung zur sicheren Übertragung Ihrer Daten. Interne Prozesse sind auf Vertraulichkeit ausgerichtet — Zugriff auf personenbezogene Daten haben nur die für die jeweilige Aufgabe autorisierten Mitarbeiter.

Stand der Datenschutzinformation: Juli 2026. Diese Datenschutzinformation wird laufend an geänderte Rechtslage und Verarbeitungsprozesse angepasst. Für Rückfragen erreichen Sie uns unter office@artestate.at.